Atti della giornata

Apertura lavori

Conservare il digitale: tra il dire e il fare c'è di mezzo...

Maria Guercio, ANAI - Associazione nazionale archivistica italiana

Coerentemente con gli obiettivi del workshop di quest’anno che intende esplorare i nodi aperti della gestione documentale e, in particolare, della conservazione digitale come aspetti non isolati e cruciali dell’intero processo di trasformazione digitale in atto, nella relazione introduttiva si analizzano le questioni irrisolte e impegnative del modello conservativo italiano, tenendo conto sia dei risultati positivi ottenuti nella produzione normativa (incluse le linee guida appena pubblicate da Agid in consultazione pubblica) sia delle difficoltà operative e delle ambiguità organizzative che da anni rendono ancora incerti i risultati di una lunga stagione di sperimentazione e di prima realizzazione (dalla definizione dei sistemi di conservazione alle attività ispettive e di vigilanza dei conservatori accreditati).

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La regola delle 5W

Un position paper sulla conservazione

Giovanni Michetti - Università di Roma La Sapienza

Giovanni Michetti ha ripercorso le principali normative italiane ed europee che regolamentano la conservazione digitale in Italia mettendone in luce anche le incongruenze a livello di definizioni e di ruoli: dalle funzioni del responsabile della conservazione e dagli altri agenti che intervengono a diversi livelli nel processo, agli oggetti digitali, ai luoghi preposti alla conservazione degli archivi digitali fino alle ragioni ultime che devono sollecitare enti e istituzioni nell’elaborazione di nuovi modelli per affrontare le molteplici difficoltà di questo processo.

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La sicurezza dei dati e delle informazioni nell'era del GDPR, dei Big Data e dell'intelligenza artificiale

Enrico Venuto - Coordinatore per la sicurezza informatica di Ateneo - Politecnico di Torino

Enrico Venuto ha posto l’accento sulle criticità connesse al problema della sicurezza dei dati, in particolar modo emerse dopo l’entrata in vigore del GDPR nel 2018. A partire dalle Misure minime per la sicurezza ICT all’interno delle Pubbliche Amministrazioni emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale ha quindi messo in luce le soluzioni adottate dal Politecnico di Torino per adattarsi al nuovo contesto, che dal punto di vista sia normativo sia tecnologico pone nuove e ineludibili sfide.

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Tutelare il digitale

Profili giuridici e istituzionali

Sabrina Mingarelli - Direzione Generale per gli Archivi

Sabrina Mingarelli offre un articolato quadro della normativa in merito alla tutela del patrimonio culturale, e in particolare degli archivi digitali, alla luce delle diverse fonti giuridiche che si sono susseguite a partire dall’art. 9 della Costituzione della Repubblica Italiana sino alle recenti Linee Guida dell’Agenzia per l’Italia Digitale. Sono altresì evidenziati le funzioni degli Archivi di Stato e degli altri organi preposti alla conservazione e alla tutela del patrimonio culturale, alla luce dei possibili modelli di collaborazione per una conservazione efficiente e consapevole degli archivi digitali.

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La conservazione digitale in Italia

Elementi di riflessione sullo stato attuale

Stefano Pigliapoco - Master Formazione, gestione e conservazione di archivi digitali in ambito pubblico e privato (FGCAD)

In tema di conservazione dei documenti informatici l’Italia ha emanato un complesso di norme che ha determinato in pochi anni, dal 2014 ad oggi, la nascita di oltre 70 organizzazioni che erogano servizi di conservazione digitale. La relazione propone qualche elemento di riflessione dal punto di vista archivistico sullo stato attuale.

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Ecosistemi archivistici a confronto

L'esperienza del Polo archivistico dell'Emilia Romagna

Gabriele Bezzi - Regione Emilia Romagna

Gabriele Bezzi ha ripercorso le ragioni che nel 2009 portarono alla costituzione del Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna, nato per la conservazione di oggetti digitali delle pubbliche amministrazioni e basato sull’adozione dello standard OAIS nell’ottica di offrire una struttura organizzata di persone e sistemi che accettano la responsabilità di conservare documenti digitali per renderli fruibili nel tempo a una comunità designata. A distanza di dieci anni Bezzi ha quindi offerto una panoramica delle soluzioni organizzative e tecnologiche via via adottate, della tipologia e della mole di documenti conservati all’interno di questo sistema.

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Ecosistemi archivistici a confronto

Centralizzato e federato: il (curioso) caso trentino

Armando Tomasi - Regione Emilia Romagna

L’intervento si propone di presentare il caso del sistema di protocollo e gestione documentale Protocollo informatico Trentino (P.I.Tre), in esercizio ormai da oltre 10 anni ed attualmente utilizzato da 340 enti pubblici trentini. Saranno in particolare illustrati il ruolo di coordinamento tecnico e organizzativo svolto dalla Provincia autonoma di Trento (sia in relazione agli strumenti tecnico-informatici sia in relazione agli strumenti archivistici), nonché gli scenari di utilizzo da parte degli enti. Sarà inoltre illustrata la modalità di conservazione digitale adottata da tutti gli enti federati, pure essa nell’ottica del coordinamento e del servizio a favore del territorio.

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Ecosistemi archivistici a confronto

L'esperienza del Polo archivistico delle Marche

Cinzia Amici - Regione Marche

Cinzia Amici ha illustrato le principali caratteristiche del Polo di Conservazione della Regione Marche, istituito nel 2010, denominato DigitPA. L’architettura del sistema è stata progettata per rispondere alle esigenze degli enti che vi hanno aderito (170 enti pubblici oltre ad alcune aziende sanitarie), mostrando nel dettaglio i modelli concettuali che hanno guidato la realizzazione di questo progetto, e le soluzioni messe in atto per salvaguardare autenticità dei documenti digitali, attraverso l’integrazione del sistema di conservazione del sistema di gestione documentale dell’archivio corrente.

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In cerca di un nuovo paradigma

Il governo dell'informazione nelle banche centrali

Alberto Baffigi - Archivio Storico Banca d’Italia

Terry Cook, nel 1997, predisse che nel secolo che stava per scoccare gli archivisti avrebbero sempre più spostato la loro attenzione dalla tradizionale analisi delle proprietà e delle caratteristiche dei singoli documenti all’analisi delle funzioni, dei processi e dei flussi di lavoro dai quali essi traggono origine e prendono forma. Aveva ragione. Andava affermandosi un nuovo paradigma nella scienza degli archivi. La riflessione su tali questioni, nelle banche centrali è ormai iniziata da alcuni anni e ha messo in evidenza due aspetti principali. Il primo consiste nell’ampio spettro di tipologie documentali correntemente in uso che da un lato aumenta la nostra capacità comunicativa e di immagazzinare conoscenza, dall’altro frammenta il patrimonio informativo di cui disponiamo: occorre un punto di vista e delle responsabilità integrate, un governo dell’informazione. Di qui il secondo aspetto: la necessità, ai fini di un efficiente information management, di predisporre un sistema di risorse umane e tecnologiche che programmi e gestisca l’iter dei singoli documenti dalla loro nascita al momento dello scarto o della messa in sicurezza per la conservazione. In questa prospettiva cerco di rendere conto dello stato delle riflessioni e delle realizzazioni in Banca d’Italia e in altre banche centrali.

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Il progetto dell'ACS: dal "Repository" al "Polo di conservazione"

Silvia Trani - Archivio Centrale dello Stato

L’intervento presenta le scelte adottate dall’ACS per la realizzazione del suo sistema di conservazione dei beni archivistici informatici che saranno oggetto di acquisizione in un futuro che deve essere vissuto come un “già presente” vista la trasformazione della memoria documentaria contemporanea sempre più orientata al principio del digital first. Un progetto che, superando il “Repository” degli archivi digitali degli organi statali centrali (compito affidato all’Istituto nel 2008) perché portatore di una visione monolitica, ha individuato, partendo dall’esperienza della Regione Toscana, come modello adeguato e sostenibile quello del “Polo di conservazione”. Un modello collaborativo, in linea con il Piano triennale di AGID e con l’evoluzione del modello OAIS, in cui l’ACS ha il ruolo di direttore d’orchestra cui spettano, in ragione del suo mandato istituzionale, le decisioni in materia di principi, politiche, disposizioni e strategie conservative e di accesso alle risorse digitali custodite. Un progetto, infine, che ha come ulteriore obiettivo quello di individuare, insieme al MEF, comportamenti precoci e condivisi che consentano, fin dalla fase attiva dei documenti e degli archivi digitali, di governare le criticità e le complessità della conservazione digitale permanente.

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L'esperienza di Regione Toscana e il progetto del Polo di conservazione dell'ACS: formazione dell'archivio, conservazione a lungo termine e esigenze organizzative

Ilaria Pescini - Regione Toscana

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Dalle piattaforme trasversali a servizio della PA al Polo di conservazione dell'ACS: il ruolo del MEF

Alessandro Alfier - Ministero Economia e Finanze

L’intervento mira a evidenziare i vantaggi funzionali strategici, per un’amministrazione centrale dello Stato come il MEF, nell’attivare concretamente anche sul versante degli archivi digitali, il rapporto istituzionale con l’ACS, pure previsto a livello normativo dal Codice BBCC. Tali vantaggi funzionali, che ri-propongono l’attualità anche nello scenario digitale del più classico ciclo di vita degli archivi definito dall’archivistica italiana, si evidenziano ancor più nel caso in cui l’amministrazione statale centrale gestisca delle piattaforme applicative che forniscono dei servizi trasversali a più PPAA, piattaforme applicative in cui pertanto si sedimentano i patrimoni documentari afferenti alle attività realizzate da vasti settori delle organizzazioni pubbliche.

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